Conditions générales

Les présentes conditions générales font partie intégrante de toutes les réservations, de tous les devis et de tous les contrats conclus avec Helabros BV. Les clauses dérogatoires ne s'appliquent que dans la mesure où elles ont été expressément acceptées par écrit par Helabros BV.

Un contrat peut être conclu selon les modalités suivantes :
• Réception d'un e-mail de confirmation après une réservation en ligne ou par téléphone. Celui-ci contient toutes les informations relatives à la réservation.
• Acceptation d'un devis reçu par e-mail.

En cas d’acceptation du devis reçu, le contrat n’est conclu qu’après l’acceptation écrite et inconditionnelle du devis et le versement d’un acompte, sauf clause contraire, s’élevant à 30 % du montant du devis, et ce dans les sept jours calendaires suivant la date du devis. L'acceptation écrite et inconditionnelle de l'offre doit être envoyée par e-mail à Helabros BV à l'adresse info@meetinglab.be.
Le fait de commencer l'exécution du contrat vaut également confirmation.
L'e-mail de confirmation et les offres sont valables pendant 30 jours et sont purement informatifs.

Outre le paiement des frais déjà engagés, des frais d'annulation sont dus en cas d'annulation unilatérale (totale ou partielle) des réservations. Ceux-ci sont calculés comme suit :

• Réservations de salles de réunion pouvant accueillir jusqu'à 10 personnes :
- Jusqu'à 24 heures avant le début de la réservation : pas de frais d'annulation en cas de modification ou d'annulation via le portail web ou l'application mobile ; 6,70 € en cas de modification ou d'annulation par téléphone, par e-mail ou à l'accueil
- Dans les 24 heures ou en cas de « no-show » : 100 % du montant total de la réservation

• Réservations de salles de formation de 10 à … personnes, à l’exclusion des espaces événementiels ou des espaces flexibles :
- Jusqu’à 72 heures avant le début de la réservation : pas de frais d’annulation en cas de modification ou d’annulation via le portail web ou l’application mobile ; 6,70 € en cas de modification ou d’annulation par téléphone, par e-mail ou à l’accueil
- Dans les 72 heures précédant le début de la réservation ou en cas de « no-show » : 100 % du montant total de la réservation

Tout cela sans préjudice du droit de Helabros BV de réclamer une indemnité plus élevée si les circonstances le justifient.

4.1 Pour l'exécution de ses obligations, Helabros BV est autorisée à faire appel à des tiers.

4.2 Si, en raison de circonstances imprévues, certains des plats et boissons convenus ne peuvent être fournis, Helabros BV se réserve le droit d’adapter le menu en proposant des plats et boissons équivalents, sans que cela puisse donner lieu à une réduction de prix ou à des dommages-intérêts.

4.3 Le client est tenu de se conformer à toutes les obligations administratives relatives à l’activité qu’il organise et est responsable de leur respect, telles que, par exemple, la demande d’autorisation auprès des autorités publiques, de la SABAM, etc.

4.4 Le client est entièrement responsable des biens et produits qu’il place et entrepose dans l’infrastructure louée et doit souscrire les assurances correspondantes. En tout état de cause, Helabros BV n’est en aucun cas responsable des dommages ou de la perte de ces biens et produits.

4.5 Le client est entièrement responsable des actes ou omissions de ses invités et doit souscrire toutes les assurances nécessaires à cet égard. Sauf clause contraire expresse, le client doit souscrire toutes les assurances nécessaires concernant l’organisation et l’utilisation des installations et de l’infrastructure. Helabros BV est en droit de demander à tout moment la preuve de la souscription de la police d’assurance ainsi que du paiement de la prime.
Le client garantit Helabros BV et ses dirigeants contre toute réclamation qui pourrait leur être adressée directement par les invités du client.

Les dommages causés aux installations et à l'infrastructure d'Helabros BV relèvent de la responsabilité solidaire de la personne ayant causé les dommages et du client. En l'absence de remarques écrites et préalables, le client est réputé avoir reçu les installations et l'infrastructure en parfait état.
Tout dommage ou destruction d'objets appartenant à Helabros BV, ainsi que tout dommage causé aux locaux dans lesquels se déroule l'activité, sont toujours à la charge du client. Les frais nécessaires seront, dans ce cas, facturés au client. Le client est tenu, si nécessaire, de souscrire une assurance adéquate.
Helabros BV ne peut en aucun cas être tenue responsable des dommages, de la destruction ou du vol des biens du client.

Il est interdit de fumer à tout moment dans le Meetcenter de MeetingLab et dans tous les bâtiments. En cas de non-respect de cette interdiction, la responsabilité et les amendes incombent entièrement au client ou à l'organisateur de l'événement.

7.1 Le client prendra, à ses frais, toutes les mesures nécessaires pour garantir la sécurité (notamment en matière de prévention des incendies, etc.) de l'activité qu'il organise.

7.2 Les prescriptions en matière de sécurité, de prévention des incendies, de nuisances sonores, etc. doivent être strictement respectées par le client. À défaut, Helabros BV se réserve le droit d’interrompre immédiatement l’activité, sans que le client puisse prétendre à une quelconque indemnisation.

7.3 Helabros BV n’est pas responsable, ni contractuellement ni extracontractuellement, des dommages résultant du non-respect des règles susmentionnées en matière de sécurité, de prévention des incendies, de nuisances sonores, etc.

7.4 L’utilisation d’appareils de chauffage mobiles est interdite.

7.5 En cas d’urgence, un point de rassemblement est prévu pour chaque personne présente au parc d’activités O-Forty. Chacun est prié de s’y rendre afin que toutes les personnes puissent être recensées.

Il est interdit d'apposer des affiches ou toute autre inscription visible sur les fenêtres, les portes, les armoires d'archives ou tout autre mobilier du Meeting Center.
Les animaux de compagnie ne sont pas admis.

Pour être recevable, toute réclamation doit être formulée par courrier recommandé dans un délai de 8 jours, à l'adresse du siège social situé à 9052 Zwijnaarde, Nederzwijnaarde 2, boîte 18. Passé ce délai, les livraisons et prestations sont considérées comme définitivement acceptées. Aucune réclamation ne peut être formulée concernant les mets et boissons livrés après leur consommation.
Dans la mesure où la responsabilité de Helabros BV est engagée, celle-ci est limitée aux seuls dommages directs, dont le montant maximal correspond au prix de l'exécution intégrale du contrat.

Les cas de force majeure, quelles qu’en soient les raisons, toutes les perturbations et entraves à l’activité et aux livraisons, tous les événements imprévus survenant chez Helabros BV ou chez les entreprises auprès desquelles nous nous approvisionnons, toutes les entraves ou tous les retards de transport, ainsi que la non-livraison des marchandises par les fournisseurs, les grèves, les lock-out, les interdictions ou restrictions à l’exportation ou à l’importation, les incendies ou accidents, la mobilisation, la guerre ou les troubles civils, ou encore les dispositions légales, nous donnent le droit d’annuler ou de suspendre, partiellement, définitivement ou temporairement, nos obligations de livraison et d’exécution, sans que la responsabilité de Helabros BV puisse être engagée pour les dommages qui en résulteraient.

10.1 Les prix indiqués s'entendent toujours hors TVA, sauf mention contraire.
Helabros BV se réserve le droit de réviser ses prix en cas de variation sensible des prix du marché des produits.

10.2 Toutes les factures sont payables au comptant au siège social de Helabros BV.

10.3 Le client s'acquitte des frais de réservation tels qu'indiqués sur le site web. La facture est établie conformément aux informations de réservation et aux tarifs indiqués, tels qu'ils figurent également dans l'e-mail de confirmation. Le paiement s'effectue après réception de la facture, et toujours après la prestation des services
et la livraison des produits correspondant à la réservation effectuée. Tous les suppléments commandés par le client et qui ne figuraient pas dans l’e-mail de confirmation seront facturés au client à l’issue du séjour.

10.4 En cas de défaut de paiement, des intérêts de 10 % par an sur le montant de la facture et une indemnité de 10 % du montant de la facture, avec un minimum de 65,00 €, seront facturés au donneur d’ordre de plein droit et sans mise en demeure préalable. L’émission et/ou l’acceptation de lettres de change n’implique pas de renouvellement de la dette.
Le non-respect de nos conditions de paiement donne à Helabros BV le droit de suspendre toutes les prestations, livraisons et travaux aux risques du client. Tout retard de paiement à la date d'échéance est également considéré comme un manquement grave, qui donne à Helabros BV le droit de demander la résiliation du contrat.
En cas de non-paiement d’une facture à la date d’échéance, toutes les factures deviendront immédiatement exigibles de plein droit. La compensation n’est pas autorisée, sauf accord écrit préalable.
Helabros BV est autorisée à tout moment à céder sa créance ou à se subroger à des tiers.

En aucun cas, une quelconque concession de la part d'Helabros BV, quelles que soient sa fréquence et sa durée, ne sera considérée comme une novation des présentes conditions générales ou, de manière plus générale, comme une source de droits. La dérogation à l'une de ces dispositions n'implique pas une renonciation aux autres dispositions des présentes conditions générales.

12.1 Le cas échéant, le client déclare expressément renoncer aux délais de prescription abrégés prévus par le Code civil
12.2 Le droit belge s'applique à tous les contrats conclus avec Helabros BV.
12.3 Tout litige relève de la compétence exclusive du tribunal de paix de Gand et des tribunaux de l'arrondissement de Gand.

Dans les présentes Conditions générales, on entend par :

1.1 Entreprise : la société Helabros BV (Meeting Lab), dont le siège social est situé à Nederzwijnaarde 2, 9052 Gand, et dont le numéro d'entreprise est le 0718.590.153

1.2 Consommateur : toute personne physique au sens de l’article I.1, 1° du Code du droit économique, à savoir « toute personne physique agissant à des fins qui n’entrent pas dans le cadre de son activité commerciale, industrielle, artisanale ou libérale ».

1.3 Professionnel : toute personne physique ou morale qui n’est pas un consommateur au sens de l’article I.1, 1° du Code de droit économique.

1.4 Client : toute personne physique ou morale avec laquelle la Société négocie et, le cas échéant, conclut un contrat, qu’il s’agisse d’un consommateur ou d’un professionnel.

1.5 Services : toute prestation fournie par la Société dans le cadre de ses activités professionnelles, telle que, entre autres, la vente, la mise à disposition et la livraison de biens, la restauration lors de festivités, réceptions et dîners au sens le plus large du terme, ainsi que la mise à disposition de personnel et de biens mobiliers au sens le plus large. Les Services peuvent être fournis aussi bien au siège social que sur site (« on the road »).

1.6 Location : la mise à disposition, pour un événement, de l’un des sites « Eventspace Meeting Lab Brugge », actuellement situé Kapellestraat 138/Blok B, 8020 Oostkamp, ou « Eventspace Meeting Lab Gent », actuellement situé Nederzwijnzaarde 2, 9052 Zwijnaarde.

1.7 Contrat de location : le contrat conclu entre le Client et la Société concernant la Location.

1.8 Loi d’août 2002 : la loi du 2 août 2002 relative à la lutte contre les retards de paiement dans les transactions commerciales (M.B. 07.08.2002).

2.1 Les présentes Conditions générales s'appliquent à toute proposition, offre, commande et prestation de Services entre la Société et le Client. Si une disposition s'applique uniquement au Consommateur ou au Professionnel, cela sera expressément indiqué.

2.2 Les présentes Conditions générales s'appliquent également au Contrat de location. Les dispositions du Contrat de location qui seraient contraires aux présentes Conditions générales sont réputées non écrites.

2.3 La Société met ces Conditions générales à disposition sur son site web (www.meetinglab.be) et les communique également au Client avec le devis et/ou le Contrat de location, ainsi qu’au verso de la facture.

2.4 Le Client reconnaît et accepte les présentes Conditions générales. Celles-ci prévalent toujours sur les conditions générales du Client, sauf accord écrit contraire explicite entre la Société et le Client.

2.5 Si l’Entreprise a autorisé, pendant une période plus ou moins longue et de manière implicite ou non, des dérogations aux présentes Conditions générales, cela ne porte en rien atteinte à son droit d’exiger néanmoins le respect immédiat et strict des présentes Conditions générales.

2.6 En cas de conditions contradictoires, le Consommateur peut toujours invoquer la disposition applicable qui lui est la plus favorable.

3.1 La Société établit un devis si le Client souhaite recourir à ses Services. Si le Client souhaite uniquement recourir à la Location, seul le Contrat de location s'applique.

3.2 Tout devis ou toute autre offre de la Société à l’intention du Client a une durée de validité de quatorze jours calendaires à compter de l’envoi du devis. À défaut d’acceptation inconditionnelle de l’offre par le Client dans le délai de validité susmentionné, l’offre devient caduque immédiatement et de plein droit.

3.3 Sauf indication contraire, les prix communiqués et/ou publiés par la Société dans le devis ou toute autre offre sont toujours exprimés en euros (€) et incluent la TVA, les taxes et/ou frais supplémentaires, le prix total étant également mentionné.

3.4 La Société n’est pas liée par les prix indiqués qui sont manifestement erronés, par exemple en cas d’erreurs d’impression ou de langue.

4.1 L'Entreprise établit pour chaque demande un devis portant un numéro unique.

4.2 Le devis doit être expressément accepté par le Client, le cas échéant par voie électronique.

4.3 Le Client est considéré comme le seul responsable de la commande et du paiement. Si la commande a été passée par un tiers, celle-ci est réputée avoir été effectuée au nom et pour le compte du Client.

4.4 Le consommateur ne dispose d’aucun délai de rétractation en vertu de l’article VI.53, 12° du Code du droit économique.

4.5 Les quantités mentionnées dans l’offre constituent une estimation et sont donc purement indicatives. La facturation s’effectue sur la base des quantités effectivement consommées.

5.1 La Société fait preuve de la plus grande diligence dans la prestation des Services.

5.2 La prestation des Services a lieu le jour et aux heures convenus entre le Client et la Société.

5.3 Chaque heure supplémentaire entamée de prestation de services est facturée comme une heure complète.

6.1 Le Client doit signaler toute modification de sa commande au plus tard 30 jours calendaires avant la date convenue pour la prestation des Services. Toute modification signalée dans les 30 jours calendaires précédant la date convenue peut être refusée par la Société.

6.2 Si le client souhaite annuler sa commande plus de 60 jours calendaires avant la date convenue pour la prestation des Services, 50 % du prix de location lui sera facturé. Si le client souhaite annuler sa commande au plus tard 60 jours avant la prestation des Services, 100 % du prix de location lui sera facturé.

7.1 Le paiement par le Client à la Société pour l'achat d'un ou plusieurs Services s'effectue comme suit :

a. Au moment où le Client passe sa commande, la Société facture 100 % du montant total dû. Ce montant est immédiatement dû et payable par le Client à ce moment-là, à défaut de quoi la Société se réserve le droit de suspendre tout ou partie de ses obligations.

b. après la prestation des Services, la Société envoie au Client la facture correspondant au solde éventuel.

7.2 Sauf indication contraire sur la facture, celle-ci est exigible et payable dans les huit jours calendaires suivant la date de facturation, sur le compte bancaire de la Société dont le numéro IBAN est BE11 7370 6888 0248.

7.3 En cas de retard de paiement de la part du Professionnel, des intérêts de retard de 15 % par an sont dus de plein droit et sans mise en demeure, calculés sur le montant principal de la facture et à compter de la date d'échéance.

7.4 En cas de retard de paiement de la part du Consommateur, des intérêts de retard sont dus de plein droit et sans mise en demeure, au taux d’intérêt légal, calculés sur le montant principal de la facture et à compter de la date d’échéance.

7.5 En cas de retard de paiement de la part du Professionnel, la Société est également en droit de réclamer le remboursement des frais de recouvrement conformément à l’article 6 de la loi du 2 août 2002. Les frais de recouvrement extrajudiciaires s’élèvent à 15 % du montant principal de la facture. Les frais de recouvrement judiciaires correspondent aux frais réellement supportés par l’Entreprise.

7.6 En cas de retard de paiement de la part du Consommateur, l’Entreprise a droit au remboursement des frais de recouvrement qu’elle a réellement supportés.

7.7 En cas de retard de paiement de la part du Client, le montant dû est en outre majoré de plein droit, et donc sans qu'une mise en demeure préalable soit nécessaire, d'une indemnité forfaitaire de 10 % du montant principal, avec un minimum de 50 euros.

8.1 Si, pour une raison quelconque, les Services ne correspondaient pas à la commande du Client ou présentaient des défauts, le Client doit, sous peine de déchéance, formuler une réclamation écrite au plus tard dans les sept jours calendaires suivant la prestation des Services, faute de quoi il est réputé avoir accepté les Services de manière inconditionnelle et définitive. La charge de la preuve de cette réclamation écrite et introduite dans les délais incombe exclusivement au Client.

8.2 Il n’y a pas de défaut de conformité et/ou de tout autre défaut au sens du présent article si (i) le défaut résulte d’accidents, de négligence ou d’une mauvaise utilisation de la part du Client, ou (ii) si le Client avait connaissance de ce défaut au préalable ou aurait dû raisonnablement en avoir connaissance, et l’a néanmoins accepté.

8.3 L’Entreprise n’est pas responsable des vices cachés dont elle n’avait pas connaissance au moment de la prestation des Services, ni de ceux dont le Professionnel avait connaissance. L’Entreprise ne garantit pas les défauts visibles que le Professionnel a lui-même pu constater au moment de la prestation des Services.

8.4 Sous réserve des exceptions prévues dans les présentes Conditions générales, si la Société venait à manquer à ses obligations, elle serait tenue d’indemniser le Consommateur selon les modalités prévues aux articles 7.4 et 7.7.

9.1 La Société ne peut être tenue responsable envers le Professionnel des dommages causés à des personnes, des biens, des animaux, des services, etc., qui résulteraient directement ou indirectement de la fourniture d’un ou plusieurs Services, sauf en cas de fraude ou de tromperie.

9.2 La Société ne peut être tenue responsable vis-à-vis du Consommateur des dommages causés à des personnes, des biens, des animaux, des services, etc., qui résulteraient directement ou indirectement de la fourniture d’un ou plusieurs Services, sauf en cas de faute grave, de fraude ou de tromperie.

9.3 Cette exclusion de responsabilité s'applique également aux mandataires, préposés ou employés de l'Entreprise.

10.1 La Société décline toute responsabilité en cas de vol, de vandalisme et/ou d'éventuels accidents survenant à l'Eventspace ML Bruges ou dans le parking souterrain situé au niveau -1, Kapellestraat 138, 8020 Oostkamp, ni à l’Eventspace ML de Gand, ni sur le site d’Alinso situé à la Nederzwijnaarde 2 à Zwijnaarde.

10.2 Si le Client fait appel à des services ou à des biens de tiers dans le cadre de la location, il en assume l’entière responsabilité.

Tous les documents, échantillons, projets, marchandises ainsi que l'ensemble du concept utilisé dans le cadre de la prestation des Services sont et restent la propriété exclusive de la Société.

La relation contractuelle entre la Société et le Client est régie exclusivement par le droit belge. Tout litige relève de la compétence exclusive des tribunaux et cours de l'arrondissement judiciaire de Gand, section de Gand.